Przed zamknięciem etapu zestaw wykonane zadania, czas pracy i poniesione koszty. Taki przegląd daje podstawę do decyzji o dalszym zakresie oraz rozmowy o rozliczeniu.

Jeśli proces tego wymaga, dane z projektu można połączyć z obsługą klienta lub fakturowaniem, zamiast odtwarzać je ręcznie.

Sam budżet nie wyjaśnia, skąd wynikają koszty. Powiązanie pracy z konkretnymi zadaniami i etapami pokazuje, które działania pochłaniają najwięcej zasobów oraz kto za nie odpowiada.

• podziel projekt na zadania i etapy,
• przypisz odpowiedzialność za realizację,
• porównuj postęp z przyjętym zakresem prac.

W usługach i doradztwie czas pracy często stanowi główny składnik kosztu. Rejestrowanie czasu przy zadaniach ułatwia porównanie planowanego zaangażowania z rzeczywistą pracą i wcześniejsze zauważenie, że etap wymaga większego nakładu.

Na tej podstawie kierownik projektu może skorygować priorytety, zakres lub podział zadań.

Wydatki dodatkowe powinny mieć jasno określonego zgłaszającego i osobę zatwierdzającą. Uporządkowany przebieg akceptacji pomaga ocenić koszt przed jego poniesieniem i zachować kontekst decyzji.

Wspólna informacja o wydatku, zadaniu i odpowiedzialności ogranicza nieporozumienia między zespołem, kierownikiem projektu a klientem.

Na początku wystarczy ustalić podział na projekty, zadania i osoby odpowiedzialne. Wraz ze wzrostem liczby zleceń warto doprecyzować etapy, sposób rejestrowania czasu oraz reguły zatwierdzania wydatków.

Kontrola kosztów działa najlepiej wtedy, gdy dane powstają podczas realizacji i są czytelne zarówno dla zespołu, jak i osoby nadzorującej budżet.